Cara mempergunakan fasilitas Mail Merge. Untuk menciptakan label undangan di MS Word dengan mmenggabungkan data dari MS Excel. Mencetak label ajakan jadi mudah dan cepat. Tanpa mesti mengetik akseptor permintaan satu per satu langsung di label.
Sebelumnya menciptakan label dan data list ajakan secara pribadi di Ms Word. Data list seruan tersebut sebetulnya tersimpan secara default dalam bentuk file Ms Access. Tapi, bagaimana jika kita telah mempunyai data list dalam bentuk tabel file Excel?. Apakah mesti dimasukkan kembali ke data list dengan mengetiknya lagi?.
Jawabannya, tidak perlu!. Lebih baik kita gabungkan saja data file Ms Excel tersebut ke Ms Word. Gunakan kemudahan Mail Merge. (Ssstttt, operator computer bisikin ya, sesungguhnya ini berlaku juga untuk data tabel yang dibikin di Ms Word. Amazing!). Menggabungkan data Excel dengan mail merge Word, dilaksanakan dengan cara sebagai berikut:
Mail Merge Data Excel untuk Membuat Label Undangan di Word
Tutorial ini menggunakan aplikasi Microsoft Office Word dan Excel 2003.Diasumsikan kita sudah memiliki tabel data list undangan di Ms Excel. Nama file-nya 'data ajakan.xls'. Disimpan di My Documents, dengan format header di cell A1 Nama dan cell B1 Alamat. Seperti gambar berikut:
Pada row atau baris kedua dan seterusnya yaitu data list permintaan yang telah diketik. Diasumsikan pula kita sudah memiliki format label dan ukurannya sudah pas dengan lembaran label seruan yang kita miliki.
Membuka mail merge
Buka file label permintaan tersebut, klik sajian Tools > Letters and Mailings > Mail Merge. Di sebelah kanan jendela Ms Word akan muncul pane Mail Merge.
Pada langkah Step 3 of 6 bagian Use an existing list klik Select a different list….
Pilh file Excel data usul
Cari file Ms Excel yang berisi data list usul yang telah kita buat sebelumnya. Klik di bab dropdown Look in:. Misalnya, di My Documents/data seruan.xls. Setelah diseleksi, kemudian klik tombol Open. |
| Memilih data Excel untuk label ajakan |
Pilih wordsheet dan data ajakan
Munculah kotak obrolan Select Table. Pada tabel ini mampu dilaksanakan pribadi klik OK. Karena tabel yang telah membuatberada di Sheet1 pribadi terpilih. Dan berisi First row of data contains column headers. Maksudnya, baris pertama pada worksheet tabel undangan dijadikan selaku kepala tabel/ table header, telah tercontreng secara default. Jika tabel data list seruan berada di worksheet lainnya pilih sheet tersebut. Klik OK.
Berikutnya muncul kotak list akseptor seruan yang telah kita ketik di Ms Excel tersebut. Kita mampu memilih beberapa peserta saja, Catanya dengan membuka dan mencontreng di sebelah kiri nama peserta permintaan. Jika sudah merasa cukup klik OK.
Kini data tersebut sudah bergabung dan mampu dilihat di Word. Selesailah langkah cara membuat lebel undangan di Word dengan data dari Excel. Tinggal manfaatkan saja fasiltias mail merge.
Setelah menciptakan lebel seruan di Word dengan menghubungkan data dari Excel, pekerjaan lanjutnya yaitu memadukan data list seruan dengan format label lalu mencetaknya (print).
Caranya ada di sini:
Menggabungkan Data List Undangan dengan Label di Ms Word
Print Data Undangan pada Label dengan Mail Merge
Semoga bermanfaat.
Sumber referensi: https://support.office.com/
Bukan maksud menggurui namun cuma menyebarkan pengalaman.