1. Membuat Daftar Penerima Undangan
Langkah pertama menciptakan label permintaan di MS Word 2010, apalagi dulu kita buat dulu daftar penerima undangan. Jika pada posting sebelumnya menggabungkan dari data yang telah ada (dari tabel Word atau Excel) kali ini kita membuat langsung dengan menu yang ada. Data ini berformat Microsoft Access dan untuk membuat serta meng-entry datanya tidak perlu membuka ms access secara pribadi.Buka halaman baru Microsoft Office Word 2010.
Pada tab sajian Mailings klik Select Receipients pilih menu Type New List…, mucullah kotak dialog New Address List, klik tombol Customize Columns… Pada kotak dialog Customize Address List klik tombol Delete kemudian klik Yes untuk menghapus judul kolom yang ada, lakukan hingga semua Field Names habis, alasannya adalah kita akan membuat yang baru dengan versi kita sendiri.
Setelah Field Names kosong, sekarang kita membuat kolom list sendiri dengan klik tombol Add… Pada kota Type a name for your fiels ketik “Nama” lalu klik OK. Lakukan sekali lagi dengan nama fiels “Alamat”. Jika telah akhir akhiri dengan klik tombo OK pada kota obrolan Customize Address List.
Ketik nama dan alamat sobat yang dipanggil pada kolom Nama dan Alamat, ketik tombol Tab untuk melanjutkan ke baris selanjutnya.
Jika sudah akhir klik tombol OK. Muncul kotak dialog Save Address List yang berfungsi untuk memberi nama file daftar usul dan menyimpannya. Contoh iOu! memberi nama “List Undangan” dan menyimpannya di My Documents\My Data Sources dengan tipe file (Save as type) Microsoft Office Address Lists). Akhiri dengan klik tombol Save.
Jika ingin mengedit daftar ajakan klik Edit Recipients List, pilih nama file pada kotak Data Source lalu klik tombol Edit…
2. Membuat Label Undangan
Klik sajian Labels pada tab hidangan Mailings di Microssoft Office Word 2010. Muncul kotak obrolan Envelopes and Labels, klik tombol Options… Pada kotak obrolan Label Options klik tombol New Labels… Kini kita akan bekerja di kotak obrolan Labe Details untuk setting custom label.style="display:block; text-align:center;"
data-ad-layout="in-article"
data-ad-format="fluid"
data-ad-client="ca-pub-5901449860763126"
data-ad-slot="4161042140">
Setting label ini diubahsuaikan dengan keperluan label yang akan kita gunakan. Contoh:
| Label name: | Label 103 | Untuk memberi nama label yang mau dibuat |
| Top margin: | 0,6 cm | Jarak antara sisi atas kertas dengan label |
| Side margin: | 0, 15 cm | Jarak antara segi kiri kertas dengan label |
| Vertical pitch: | 3,3 cm | Tinggi label berikut jarak dengan label pada baris berikutnya |
| Horizontal pitch: | 6,6 cm | Lebar label berikut jarak dengan label pada kolom selanjutnya |
| Label height: | 3,1 cm | Tinggi label |
| Label width: | 6,3 cm | Lebar label |
| Number across: | 3 | Jumlah label ke samping |
| Number down: | 4 | Jumlah label ke bawah |
| Page size: | A4 (21 x 29,7 cm) | Ukuran kertas untuk setting printer dipilih A4 |
Setting label details simpulan, klik OK
Di kotak Product number: pada Label Options, pilih “Label 103” yang telah kita buat sebelumnya lalu klik tomblo OK.
Klik tombo New Document pada kotak obrolan Envelopes and Labels. Inilah tabel dengan ukuran yang sesuai dengan label. Pada setiap kotak tabel tersebut nantinya akan dimunculkan nama dan alamat seruan.
3. Menghubungkan data list dengan label seruan
Pada halaman baru yang umumnya diberi nama secara default Label 1, 2 dst klik lagi tab menu Mailings.
Klik Select Recipients pilih hidangan Use Existing List… pada kotak dialog Select Data Source pilih data list yang sudah dibentuk selebemnya, teladan: data yang dipilih dengan nama “List Undangan” yang disimpan di Libaries\Documents\My Data Sources kemudian klik tombol Open
4. Memasukkan data ke label
Pastikan kursor berada di kotak pertama tabel. Klik menu Insert Merge Field kemudian pilih Nama, Enter.Biasanya di baris selanjutnya diberi kata "di", supaya kata "di" ini cuma muncul pada ketika record nama terisi, klik sajian Rules, pilih If...Then...Else... Pada kotak obrolan Insert Word Filed: If pada Field Name pilih "nama" pada Comparison: pilih Is Not Blank, pada kotak Insert this text: ketik “di”, enter klik OK, Enter.
Klik Insert Merge Field pilih Alamat
Lakukan hal yang serupa untuk kotak berikutnya dan seterusnya dengan menyimpan kursor sesudah ‹‹Nama››.
Agar pada kotak selanjutnya timbul record data selanjutnya (record kedua dan seterusnya) Di kotak selanjutnya kecuali kotak kesatu (kotak paling kiri atas), simpan kursor sebelum field ‹‹Nama››, klik sajian Rules pilih Next Record.
Singkatnya kerjakan langkah seperti ini:
Pada kotak 1 :
1. Klik sajian Insert Merge Field, pilih Nama. Enter.
2. Klik menu Rules, pilih If...Then...Else... Field name: pilih Nama. Comparison: pilih is not blank. Insert this text: ketik di. Klik OK. Enter.
3. Klik menu Insert Merge Field, pilih Alamat.
Pada kotak 2 dan seterusnya (kecuali kotak 1/ kecuali kotak kiri atas)
Klik menu Rules, pilih Next Record.
Lalu lakukan langkah 1, 2 & 3 mirip pada kotak 1.
Untuk memudahkan melakukan format kotak yang yang lain lakukan copy & paste dari kotak 2. Pilih semua isi kotak 2, lakukan kombinasi tombol keyboard Ctrl + C (Copy), pindahkan kursor ke kotak 3 kerjakan variasi tombol keyboard Ctrl + V (Paste). Lakukan paste pada kotak berikutnya sampai simpulan.
Makara isi kotak format field-nya akan nampak kurang lebih mirip berikut:
Kotak 1
‹‹Nama››
di
‹‹Alamat››
Kotak 2 dan seterusnya
‹‹Next Record››‹‹Nama››
di
‹‹Alamat››
Setelah semua kotak terisi dengan field nama, “di”, dan alamat klik hidangan Preview Results
Kita mampu men-setting tata letak mirip pada pengeditan tabel biasa. Untuk melihat data selanjutnya gunakan hidangan navigasi yang ada di sebelah kanan menu Preview Results dan untuk menuntaskan penggabungan dengan mencetaknya menggunakan sajian Finish & Merge.
Membuat label usul di MS Word 2010 ini menggunakan sistem penggabungan data memanfaatkan kemudahan mail merge, pada prinsipnya sama dengan menggabungkan data melalui mail merge dari file ms word maupun excel.
Jika masih ada kekurangan mohon maaf. Silahkan memberikan komentar kalau ada yang tidak dikenali, aku akan jawab semampunya.
Bukan untuk menggurui tapi hanya mendokumentasikan pengalaman sambil berbagi.
Sumber tumpuan: https://support.office.com/en-us/word
Tags:
Microsoft Office Word