Memanfaatkan Mail Merge untuk membuat data list ajakan. Membuat label permintaan di Ms Word mudah saja. Tinggal buka format label yang telah dikelola. Lalu kita ketik nama dan alamat ajakan di kotak label yang telah diset.
Tapi bagaimana kalau seruan itu lebih dari 500 orang bahkan 1000 orang lebih?. Wah... mampu jadi menyantap waktu lama bahkan mungkin berhari-hari. Harus dibentuk data list seruan terlebih dahulu berbentukdatabase.
Tahukah Anda, kita mampu menciptakan database list ajakan dalam hitungan jam bahkan menit. Gunakanlah fasilitas database mail merge. Berikut ini langkah-langkahya:
Sumber https://www.operatorcomputer.com/
Tapi bagaimana kalau seruan itu lebih dari 500 orang bahkan 1000 orang lebih?. Wah... mampu jadi menyantap waktu lama bahkan mungkin berhari-hari. Harus dibentuk data list seruan terlebih dahulu berbentukdatabase.
Tahukah Anda, kita mampu menciptakan database list ajakan dalam hitungan jam bahkan menit. Gunakanlah fasilitas database mail merge. Berikut ini langkah-langkahya:
Membuat List Data Undangan Menggunakan Mail Merge
Dalam panduan ini dipakai Microsoft Office Word 2003.
Diasumsikan kita sudah menciptakan file setting format label yang tepat dengan label yang dipunyai. Cara ini telah disampaikan pada posting sebelumnya, Membuat Tabel Label Undangan di MS Word. Sebagai contoh, file format tabel untuk label telah dibentuk dan disimpan di My Documents.
Langkah selanjutnya. Pilih radio button Change document layout pada Select starting document. Di bagian bawah klik Label Options....
Pilih salah satu file dokumen label yang sudah tersedia. Misalkan, telah dibuat sebelumnya, pola "label 103". Jika file tersebut tidak disimpan di My Document, silahkan browse dengan melaksanakan double klik pada (More Files...). Klik OK.
Lanjutkan dengan klik Next: Select recipients pada Step 2 of 6.
Karena kita belum punya database peserta undangan, maka kita harus menjadikannya terlebih dulu. Dimulai dengan pilih radio button Type a new list dan klik Create...
Form data bahwasanya sudah tersedia. Namun kita akan membuat sesuai dengan kebutuhan. Yaitu cuma Nama dan Alamat, untuk itu klik tombol Customize...
Simpan dengan nama file apa saja. Misalkan "data usul" lalu klik tombol Save.
Kini kita telah mempunyai database list penerima permintaan untuk digabungkan ke dalam mail merge. Lalu, bagaimanakah cara menggabungkan data permintaan dengan lebel yang telah tersedia? Silahkan ikuti tutorialnya dengan klik postingan yang berikut ini: Menggabungkan Data List Undangan dengan Label
Sumber acuan: https://support.office.com/
Diasumsikan kita sudah menciptakan file setting format label yang tepat dengan label yang dipunyai. Cara ini telah disampaikan pada posting sebelumnya, Membuat Tabel Label Undangan di MS Word. Sebagai contoh, file format tabel untuk label telah dibentuk dan disimpan di My Documents.
Membuka Menu Mail Merge
Pada jendela MS Word yang sudah terbuka. Klik sajian Tools > Letters and Mailings > Mail Merge. Maka di sebelah kanan akan muncul pane Mail Merge.
Langkah membuat database di pane mail merge
Pilih radio button Labels pada Select document type. Lalu klik Next: Starting document pada Step 1 of 6 yang berada dibagian bawah pane.
Langkah selanjutnya. Pilih radio button Change document layout pada Select starting document. Di bagian bawah klik Label Options....
Pilih salah satu file dokumen label yang sudah tersedia. Misalkan, telah dibuat sebelumnya, pola "label 103". Jika file tersebut tidak disimpan di My Document, silahkan browse dengan melaksanakan double klik pada (More Files...). Klik OK.
Lanjutkan dengan klik Next: Select recipients pada Step 2 of 6.
Karena kita belum punya database peserta undangan, maka kita harus menjadikannya terlebih dulu. Dimulai dengan pilih radio button Type a new list dan klik Create...
Membuat Form Data untuk List Label Undangan
Form data bahwasanya sudah tersedia. Namun kita akan membuat sesuai dengan kebutuhan. Yaitu cuma Nama dan Alamat, untuk itu klik tombol Customize...
Hapus field pada form yang sudah tersedia
Pada jendela Customize address list klik tombol Delete lalu klik Yes. Terus kerjakan hal yang serupa sampai semua field yang ada habis.
Membuat field gres sesuai keperluan
Langkah selanjutnya menciptakan field gres "Nama". Klik tombol Add.... Ketik Nama pada kotak yang tersedia kemudian klik OK. Ulangi untuk membuat field Alamat. Jika sudah klik tombol OK.
Entry data untuk label undangan
Masukkan nama dan alamat pada field yang tersedia. Jika ingin memperbesar , klik tombol New Entry. Klik tombol Close untuk menyudahi entry data.
Simpan dengan nama file apa saja. Misalkan "data usul" lalu klik tombol Save.
Kini kita telah mempunyai database list penerima permintaan untuk digabungkan ke dalam mail merge. Lalu, bagaimanakah cara menggabungkan data permintaan dengan lebel yang telah tersedia? Silahkan ikuti tutorialnya dengan klik postingan yang berikut ini: Menggabungkan Data List Undangan dengan Label
Sumber acuan: https://support.office.com/