Mail merge ialah salah satu fitur yang ditawarkan oleh hampir semua versi microsoft word baik microsoft word 2007, 2010, ms word 2013 maupun word 2016.
Jika anda pemula anda mungkin akan seditit mengajukan pertanyaan mengenai mail merge ini, alasannya aku pun dahulu ketika pertama kali mengenalnya sempat sedikit bingung apa itu mail merge dan apa fungsinya, tetapi sesudah menjajal fungsinya gres paham ternyata fungsi mail merge itu sangat luar biasa.
Mail merge (memadukan surat) ialah suatu fitur yang ditawarkan oleh microsoft word yang berfungsi untuk membuat surat masal atau surat yang akan ditujukan terhadap nama dan alamat berbeda dalam jumlah yang banyak dengan sangat gampang dan cepat.
Untuk mengetahui mail merge, bayangkan saja misal anda diminta untuk menciptakan surat undangan rapat yang harus anda bagikan ke 100 orang supaya mereka bisa menghadiri rapat.
Tentu saja meskipun isi surat sama, nama dan alamat surat niscaya berlainan betul !,
Ketika membuat surat seperti itu, maka ada banyak alternatif cara menjadikannya diantaranya:
Sumber http://panduanmicrosoftoffice.blogspot.com/
Jika anda pemula anda mungkin akan seditit mengajukan pertanyaan mengenai mail merge ini, alasannya aku pun dahulu ketika pertama kali mengenalnya sempat sedikit bingung apa itu mail merge dan apa fungsinya, tetapi sesudah menjajal fungsinya gres paham ternyata fungsi mail merge itu sangat luar biasa.
Mail merge (memadukan surat) ialah suatu fitur yang ditawarkan oleh microsoft word yang berfungsi untuk membuat surat masal atau surat yang akan ditujukan terhadap nama dan alamat berbeda dalam jumlah yang banyak dengan sangat gampang dan cepat.
Untuk mengetahui mail merge, bayangkan saja misal anda diminta untuk menciptakan surat undangan rapat yang harus anda bagikan ke 100 orang supaya mereka bisa menghadiri rapat.
Tentu saja meskipun isi surat sama, nama dan alamat surat niscaya berlainan betul !,
Ketika membuat surat seperti itu, maka ada banyak alternatif cara menjadikannya diantaranya:
- Membuat satu lembar surat pada dokumen microsoft word, kemudian print satu kali-satu kali, setiap kali sebelum diprint ganti nama dan alamat surat sesuai dengan nama seruan.
- Membuat surat dengan jumlah lembar dokumen ms word sesuai dengan jumlah permintaan rapat dimana setiap satu lembar surat telah dimasukkan nama dan alamat ajakan.
Cara di atas pastinya kurang efektif, karena pengerjaannya akan mengkonsumsi waktu dan tenaga, kalau 1, 2, 3 surat mungkin akan gampang, tetapi bagaimana jika 100 atau 1000 surat, tentu akan repot kita,
Nah cara terbaik yang paling simpel dan mudah yaitu dengan memanfaatkan fitur mail merge.
Dengan memakai mail merge menciptakan surat masal mirip itu cukup dengan 3 langkah sederhana saja yakni:
- Membuat 1 lembar surat
- Menyediakan daftar nama dan alamat usul, data mampu dibentuk memakai table microsoft word atau menggunakan ms excel.
- Mengaitkan surat dengan data permintaan
- Print Surat, secara sekaligus.
Dengan memakai mail merge, meskipun surat yang dibentuk hanya di 1 lembar dokumen ms word, jumlah lembar dokumen ms word akan otomatis menjadi banyak sesuai dengan jumlah data seruan yang kita tulis di excel, dimana setiap surat akan memiliki nama dan alamat ajakan berbeda-beda sesuai dengan data nama seruan.
Oh ya, selain membuat surat undangan masal, mail merge juga banyak dipakai ketika kita ingin membuat label undangan supaya pembuatan label permintaan lebih cepat dan rapi.
Cara Membuat mail merge di ms word memakai data excel untuk label ajakan dan surat masal
Langkah-langkah memakai mail merge untuk membuat surat masal dengan memakai sumber data dari microsoft excel ialah sebagai berikut:
Langkah # 1: Siapkan data Excel
Langkah pertama yang harus anda lakukan adalah merencanakan data yang berisi nama dan alamat di microsoft excel.
a. Buka microsoft excel
b. Buat Daftar nama dan alamat mirip tampakpada gambar di bawah ini:
c. Simpan file excel di komputer anda dan ingat lokasi penyimpanannya jangan sampai lupa, file excel yang berisi nama dan alamat ini nanti akan dihubungkan dengan surat di ms word, jangan lupa juga mungkin data excel anda akan berkhasiat di lalu hari jadi simpan baik-baik.
Langkah #2: Buat Surat di MS Word
Selanjutnya sesudah anda menyiapkan data di ms excel adalah menciptakan surat di microsoft word, selaku teladan kurang lebih kelihatan mirip gambar di bawah ini:
Surat di atas, isi surat sama namun nama dan alamat akan berlawanan sesuai terhadap siapa surat akan ditujukan,
Oleh alasannya adalah itu untuk nama dan untuk alamat kita akan ambil datanya dari microsoft excel dihubungkan dengan memakai fitur mail merge.
Langkah #3: Aktifkan Fitur mail merge
Setelah anda mempersiapkan data nama ajakan dan menyiapkan format suat, berikutnya yakni menghubungkan surat di ms word dan data di microsoft excel memakai mail merge.
Langkah-langkahnya sebagai berikut:
a. Buka surat anda di microsoft word.
b. Pilih sajian Mailing > mail merge > leters
c. Setelah itu Pilih menu Mailing > Select Recipients >Use existing List...
d. Kemudian pilih file excel yang berisi data nama seruan yang telah anda siapkan sebelumnya
Misal nama file excel yang saya gunakan namanya ialah data pegawai.xlsx, kemudian tekan open.
Kemudian pilih Sheet$1, sebab kebetulan data pegawai sebelumnya yang aku buat di excel ada di sheet$1, lalu OK.
e. Selanjutnya Arahkan kursor di bagian yang ingin diisi dengan data dari excel,
Untuk kasus ini yakni data nama dan alamat yang ingin di undang.
Untuk mengisi Nama, letakan kursor di bawah tulisan Kepada Yth, hapus kalau ada tulisan disana, kemudian pilih sajian Mailing > Insert Merge Field > pilih Nama., sehingga timbul <>
Untuk Mengisi Alamat, letakan kursor di bawah goresan pena Di, hapus tulisan disana kalau ada, kemudian pilih hidangan Mailing > Insert Merge Field > pilih Alamat, sehingga akan muncul <>
Sehingga kesannya kelihatan seperti gambar di bawah ini:
teladan mail merge.
Sampai langkah di atas, proses mail merge menghubungkan surat di ms word dengan data excel sudah sukses.
Langkah #4: Cetak / Print Surat Undangan
Jika proses di atas akhir dikerjakan, langkah selanjutnya yakni mencetak surat usul mail merge.
Untuk mencetak surat permintaan yang menggunakan mail merge caranya yaitu selaku berikut:
Cara 1:
Pilih menu Mailing > Finish & Merge > Edit individual document.
Maka akan terbuka dokumen gres yang berisi sejumlah lembar dokumen dengan data nama dan alamat penerima berbeda-beda, anda bisa mengeditnya kalau dibutuhkan.
Anda bisa melaksanakan print disana dengan menentukan hidangan File > Print.
Cara 2:
Cara kedua untuk mencetak dokumen mail merge adalah lewat hidangan Mailing > Finish & Merge > Print Documents...
Pilih opsi yang tersedia;
- All, untuk mencetak seluruh dokumen surat
- Current Record, mencetak halaman dimana kursor berada.
- From.... to...., mencetak halaman tertentu
Menurut saya untuk print dokumen mail merge, lebih baik memilih cara 1, supaya dokumen yang ingin diprint dapat terkontrol.
Oh ya, selain membuat surat ajakan masal, mail merge juga banyak dipakai saat kita ingin membuat label ajakan semoga pengerjaan label usul lebih singkat dan rapi.
Itulah tentang Cara Membuat mail merge di ms word menggunakan data excel untuk label seruan dan surat masal
Tags:
Ms. Word